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视频会议知识

企业选择视频会议系统六个步骤

时间:2014/3/26 点击:744

      随着市场经济的快速发展,企业规模不断扩大,分支机构日益增多,企业内外部沟通互动日益频繁,企业对视频会议系统的需求越来越大。

 

      根据IDC《中国视频会议市场半年度跟踪报告》报告显示,2013年上半年中国视频会议市场规模有所下滑,为172.1百万美元。同时,4G网络建设的有效支持下,中国网络环境进一步改善,视频会议的整体部署成本进一步下降,视频会议的业务体验得到提升,越来越多的企业选择视频会议以提升企业沟通效率、增强协作能力、降低业务成本。目前市面上的视频会议产品和提供商层出不穷,华为、宝利通、索尼、中兴、思科、威视、全时、好视通、视高、263等多家品牌商竞争趋于炙热化,企业选择多了反而陷入了迷茫,多家对比举棋不定。

 

      如何选择合适的视频会议从而使投入产出比达到最高,以下内容由视频会议产品销售经验丰富的专业人士总结了自己的以下内容,企业在选择视频会议时可以通过以下六个步骤,从而确定性价比最优的方案:

第一,了解企业沟通需求,确定会议规模和配置;

第二,根据企业IT设施现状,确定软件视频会议或硬件视频会议;

第三,根据企业业务等实际情况,选择自建或者租用方式;

第四,收集各个品牌信息进行评估,确定3-5家综合对比分析;

第五,通过免费试用充分了解产品,确定最终方案;

第六,购买产品,与销售进一步沟通,售后跟踪。

 

接下来我们来逐条分析!

第一, 了解企业沟通需求,确定会议规模和配置

       为了购买到最能满足企业当下会议需求的产品和品牌,企业在选购视频会议之前,必先进行自我需求分析,只有这样才能购买到最合适企业沟通需求的视频会议产品,最合适的才是最好的。具体可以通过以下几个方面进行自我需求分析:


       很多企业在决定购买视频会议的时候,第一不了解视频会议的衡量标准;第二不了解自身的沟通需求,导致花了大的代价购买了产品,浪费企业的资源不说,还不能顺利地投入使用。比如,某家以销售为导向的企业,在全国各地拥有很多销售网点以及销售人员,那么在选择购买视频会议产品的时候,需要选择简单易用、安全保密、支持各种设备和终端使用的产品,这样才能有效解决跨地域销售信息沟通的问题,确保销售工作顺利推进,不泄露公司机密,销售人员随时随地全终端参与会议沟通。

 

      再比如,用户在决定采用视频会议系统前,需仔细考虑它的用途。例如,如果商品销售人员和客户处在不同的国家,这些客户相距很远而且分散,为满足不同客户需求和维持商业沟通,采用视频会议显然不经济。通过以上问题的自问自答自我需求分析后,可以根据企业会议规模和预算确定会议配置方案。


       最后,在设置会议室配备的时候,还需要考虑到公司会议室的面积大小,会议室设备配置尽可能简单实用,利用吊挂的电视和投影机作为视频输出设备,同时为了保证会议效果,要配备音视频输出效果较好的设备,布局方面要采用反光白色和黑色,音响效果要采用隔音设备,做好防止共振、回声现象。大型会议除了音视频设备效果要求更高外,还需要做好会场颜色灯光的协调。

 

第二, 根据企业IT设施现状,确定软件视频会议或硬件视频会议

       在企业搭建视频会议系统前,需要根据企业总部和各个分公司的网络情况和网络环境,以及对是否具备维护和会议保障的IT人力等实际情况进行分析,选择软件视频会议、硬件视频会议或者“软硬兼施”的方式。相对而言,软件视频会议和硬件视频会议各有特点,公司选择硬件主要是考虑系统的专业性和稳定性,而软件主要是为了满足企业对硬件应用的补充延展功能。目前,在视频会议硬件方面做得比较强的厂商有宝利通、思科、科达、华为、中兴等等;主要的软件视频会议厂商有赛速IOMeeting、视高、WebEx、Skype、科达摩云视讯、全时、威速等。

 

      具体来讲,硬件视频会议和软件视频会议区别主要表现在以下各个方面:    

                                 

      目前很多大型的企业要求高清、虚拟真实的会议效果同时还希望随时随地地接入会议,会选择软硬兼施的方式。这样当企业需要开一个非常重要的正式会议时,分公司和机构可以通过会议室的硬件视频会议终端参加会议,而出差人员可以通过PC、移动设备终端或者web客户端和浏览器轻松实现远程接入。

 

      随着软硬件的融合技术提升,企业可以通过搭建多媒体平台,实现音频、视频、文本和数据的统一部署与能力共享,从而实现各类终端与服务器中心共享音视频,提升会议用户体验和复用能力。”

 

第三, 根据企业业务等实际情况,选择自建或者租用方式

      在确定选择硬件还是软件视频会议之后,那么是租用好还是自建好呢?其实,自建视频会议系统和租用视频会议都各有各的好处,关键是要看是否适合自己公司的实际使用和业务情况。从而合理地分配资源,以免造成资源不足或者资源浪费。

 

       不管是自建硬件视频会议还是软件会议,前期都需要一次性投入比较大的资金购置各类硬件设备,自建硬件视频是基于嵌入式架构的视频通信方式,需要购买包括嵌入式MCU、会议室终端、桌面终端等设备;自建软件视频会议主要通过购买远程会议软件,并配备好服务器并寻找机房托管以及租用宽带资源实现数据会议的效果,用户只要PC机、麦克风、摄像头就可以轻松通过互联网上召开会议。除此之外,还需要IT人力成本以及维护保障方面的费用,后期投入较大,自建方式适合对成本不敏感、经济实力雄厚的政府机构及大型公司,保密性要求高的军工单位。

 

       如果选择租用视频会议无需购买任何设备,租用运营商已经架构好的平台,则可以省掉一次性购买硬件设施时的大笔费用,按实际使用月或年付费给服务商,日常维护、系统安全和运行保障等问题全部交由服务商负责,对企业来说比较省心省事。

 

       如果公司不认为预算足够的话可以采用自建硬件和远程软件视频会议结合的方式,避免开重要会议硬件出现问题的时候会议不能进行,影响决策,非重要领导参加或是会议比较频繁的时候也可以使用,还可以减少IT的维护成本。

 

第四, 收集各个品牌信息进行评估,确定3-5家综合对比分析

      视频会议在国内发展近十几年内,市场不断地扩大,各种品牌层出不穷,产品质量也良莠不齐,企业需要通过各个渠道如广告信息、官方网站、口碑传播、个人经验等了解品牌信息,最后根据企业的实际需求确定3-5家进行综合对比分析。在产品分类众多,且功能又各有差异的情况下,企业可以从以下方面判断产品是否符合自身需求:



       第五, 通过免费试用充分了解产品,确定最终方案

       对于硬件视频会议系统,企业采购人员需要通过对产品进行全方位的了解,如产品质量,功用,系统稳定,配件以及品牌口碑等等,对于大宗采购需要跟销售人员进行详细了解反复沟通做决定。一般的视频会议厂商的官方网站都会有免费试用的功能,在咨询厂商销售的时候,销售也会通过远程方式指导用户如何使用。

 

       因此,在确定供应商之前,可以在公司内部测试性地部署该视频会议系统,通过试用更好地判断该视频会议系统是否是合适的产品以及是否能满足企业的实际需求,大大降低和避免实际使用时可能存在的风险。

 


         第六, 购买产品,与销售进一步沟通,售后跟踪

      视频会议做为企业信息化管理的长期投资,需要企业在采购和维护进行很好的控制和管理,企业通过以上五个步骤可以防止在购买产品时对自身业务需求定位不够精准,对视频会议系统不够了解,导致投资行为非理性,浪费财力物力人力。在购买了产品后,使用过程中还需注意视频会议产品系统功能是否完整;音视频传输是否稳定;多点连结是否需要追加资金购买新的设备以及目前购买的设备是否与其他的品牌产品兼容;视频会议厂商对与未来系统和技术的开发能力等问题,当然还有厂商的售后服务保障是否全面。

 

       在全球化信息化的浪潮下,企业需要打造适合企业本身的信息化建设流程,视频会议系统的建设是一个长期和复杂的过程,不管是大型企业还是中小企业,都需要慎重选择可靠的视频会议产品和服务。选择拥有简单快捷,功能强大,用户体验好的视频会议系统可以有效降低企业沟通和运营成本,助力企业提升经营综合效益,获得更加广阔的发展空间和更加敏捷的市场竞争力。